Slik dokumenterer du kompetanse i anbud og tilbud

Mange bedrifter som leverer gode tjenester taper likevel anbud og tilbud fordi de ikke klarer å dokumentere kompetansen sin godt nok. Oppdragsgivere, enten det er offentlige etater eller private selskaper, stiller stadig strengere krav til kompetansedokumentasjon i sine konkurransegrunnlag. Vet du hva de faktisk ser etter?

Hva menes med kompetansedokumentasjon i anbud?

Kompetansedokumentasjon er all skriftlig dokumentasjon som bekrefter at bedriften og de ansatte har den kompetansen som kreves for å utføre det aktuelle oppdraget. Det kan dreie seg om utdanning, sertifiseringer, kursbevis, yrkeserfaring og referanseprosjekter.

I offentlige anskaffelser etter anskaffelsesloven er kompetansedokumentasjon en del av kvalifikasjonskravene. Leverandøren må bevise at de har nødvendig faglig og teknisk kapasitet til å gjennomføre kontrakten.

Hva etterspør oppdragsgivere?

De vanligste elementene i en anbudsforespørsel om kompetanse er: CVer for nøkkelpersonell som skal jobbe på oppdraget, sertifikater og kursbevis for relevante fagfelt, dokumenterte referanseprosjekter med kontaktinformasjon, en oversikt over bedriftens generelle kompetanseprofil, og eventuelle godkjenninger eller akkrediteringer som kreves i bransjen.

For HMS-tunge bransjer som bygg og anlegg, elektro og rørleggervirksomhet etterspørres gjerne dokumentasjon på kurs som varme arbeider, stillasmontasje og sikkerhetsopplæring. I helse- og omsorgssektoren er det autorisasjoner og fagbrev som teller.

Vanlige feil ved kompetansedokumentasjon

Mange bedrifter sender inn generiske CVer som ikke er tilpasset det aktuelle anbudet. Det gir et dårlig inntrykk og reduserer sjansen for å nå opp i evalueringen. Andre feil er utdaterte kursbevis uten tydelig dato, manglende informasjon om referanseprosjekter, og CVer som ikke viser relevant erfaring for akkurat denne type oppdrag.

Slik lager du gode kompetanse-CVer til anbud

En anbuds-CV bør alltid skreddersys. Start med å lese gjennom kvalifikasjonskravene i konkurransegrunnlaget nøye. Fremhev den erfaringen og de sertifikatene som er direkte relevante for oppdraget. Bruk et ryddig og profesjonelt format, og sørg for at alle opplysninger er oppdaterte og kan dokumenteres.

Strukturer CVen med kontaktinfo og tittel, utdanning og faglig bakgrunn, relevante kurs og sertifiseringer med dato, nøkkelkompetanse knyttet til oppdraget, og utvalgte referanseprosjekter med kort beskrivelse og rolle.

Bygg et kompetansebibliotek for raskere anbudsprosesser

Bedrifter som vinner mange anbud har som regel et systematisk opplegg for å samle og oppdatere kompetansedokumentasjon løpende. Da slipper de å lete opp sertifikater og skrive nye CVer fra bunnen av hver gang et anbud dukker opp.

Et kompetansebibliotek gir deg rask tilgang til oppdaterte CVer, kursbevis og prosjektbeskrivelser, slik at du kan sette sammen et godt anbudssvar på kortere tid og med høyere kvalitet.

Slik kan Compend hjelpe

Compends kompetanseplattform lar ansatte samle kursbevis, sertifikater og erfaring på ett sted. Bedriften kan enkelt generere skreddersydde CVer til anbud direkte fra plattformen, med oppdatert og dokumentert kompetanse for hver enkelt medarbeider. Du har alltid en oppdatert oversikt klar, uansett hvilke krav anbudet stiller.

Les mer om Compends kompetanseplattform

Vil du se hvordan Compend kan styrke anbudsarbeidet i din bedrift? Ta kontakt med oss.