Hva er en opplæringsplan og hvem trenger det?

De første ukene i en ny jobb sitter for mange lenge i minnet, både for den nyansatte og for bedriften. En gjennomtenkt opplæringsplan gjør overgangen tryggere, raskere og mer effektiv for alle parter. Men hva er egentlig en opplæringsplan, og hvem har behov for det?

Hva er en opplæringsplan?

En opplæringsplan er en strukturert oversikt over hva en nyansatt, eller en ansatt i ny rolle, skal lære, når det skal skje, og hvem som har ansvaret for opplæringen. Den fungerer som en veiviser gjennom introduksjonsperioden og sikrer at ingen viktige punkter faller mellom to stoler.

En god opplæringsplan skiller seg fra en vanlig velkomsthilsen ved at den er konkret og tidsbasert. Den svarer på spørsmålene: hva må den ansatte kunne for å utføre jobben, innen når skal dette være på plass, og hvem er ansvarlig for at det skjer?

Hvem trenger en opplæringsplan?

Kortsvaret er: alle virksomheter som ansetter folk. Det er spesielt nyttig når den nyansatte må ha bestemt kompetanse for å utføre jobben forsvarlig, det er lovpålagte krav til opplæring i stillingen, mange ansatte går inn og ut av lignende roller, eller virksomheten leverer tjenester der kompetanse må dokumenteres overfor kunder eller myndigheter.

I HMS-sammenheng er opplæringsplanen også et viktig element i internkontrollen. Arbeidsmiljøloven krever at arbeidsgiver sørger for at ansatte har nødvendig opplæring til å utføre arbeidet på en trygg måte.

Hva bør en opplæringsplan inneholde?

En typisk opplæringsplan inneholder en oversikt over nødvendig faglig kompetanse og sertifikater for rollen, en introduksjon til rutiner, systemer og verktøy, HMS-opplæring og brannvern, lovpålagte kurs og sertifiseringer, kontaktpersoner og fadder i introduksjonsperioden, og tidsplan med milepeler for de første dagene, ukene og månedene.

Jo mer spesifikk planen er, jo enklere er det å følge den opp og kontrollere at den er gjennomført.

Forskjellen på opplæringsplan og kompetanseplan

En opplæringsplan handler primært om å introdusere en person i en ny rolle, og den er både tidsbegrenset og situasjonsbetinget. En kompetanseplan er et mer langsiktig verktøy som kartlegger hele virksomhetens kompetanse og hvilken kompetanse som må utvikles over tid.

De to planene utfyller hverandre godt: opplæringsplanen bruker du ved ansettelse og rolleendringer, kompetanseplanen bruker du løpende for å sikre at organisasjonen har den kompetansen den trenger.

Slik lager du en enkel opplæringsplan

Start med å liste opp alt den nyansatte må kunne for å utføre jobben, inkludert lovpålagte krav. Del opp i første dag, første uke, første måned og første halvår. Fordel ansvaret tydelig: hvem er fadder, hvem bestiller kurs, hvem gir praktisk opplæring? Sørg for at gjennomført opplæring dokumenteres fortløpende med kursbevis og signaturer.

Evaluer planen etter at den nyansatte har vært i jobb en periode. Fungerte strukturen? Var alt innholdet relevant? Juster og forbedre til neste gang.

Slik kan Compend hjelpe

Med Compend kan du bygge opplæringsplaner direkte i plattformen og koble dem til hundrevis av tilgjengelige kurs innen HMS, fag og ledelse. Når den ansatte gjennomfører et kurs, dokumenteres det automatisk. Du får full oversikt over hvem som er ferdig og hva som gjenstår, uten masse manuelt arbeid.

Se hvordan Compend fungerer for bedrifter

Vil du vite mer om hvordan du kan automatisere opplæring og dokumentasjon? Ta kontakt med oss.