Hva er internkontroll og hvordan dokumenterer du det?

Internkontroll er et begrep de fleste har hørt om, men færre vet nøyaktig hva det betyr i praksis. Svaret er enkelt: det er systemet du bruker for å sikre at bedriften din følger lover og regler innen helse, miljø og sikkerhet. Alle virksomheter med ansatte er pålagt å ha det.

Hva er internkontroll?

Internkontroll er systematiske tiltak som skal sikre at virksomhetens aktiviteter planlegges, organiseres, utføres og vedlikeholdes i samsvar med HMS-lovgivningen. Det er ikke et skjema du fyller ut én gang, men et levende system som skal brukes aktivt i den daglige driften.

Kravene er regulert i internkontrollforskriften, som er hjemlet i blant annet arbeidsmiljøloven. Forskriften gjelder alle virksomheter som produserer, selger eller tilbyr varer og tjenester, uansett størrelse eller bransje.

Hva må internkontrollen inneholde?

Internkontrollforskriften stiller åtte krav til HMS-arbeidet, og fem av dem må dokumenteres skriftlig. Disse fem er mål for HMS-arbeidet, kartlegging av risiko og tiltak, rutiner for å avdekke og rette opp avvik, opplæring av ansatte i HMS, og systematisk gjennomgang av selve internkontrollsystemet.

I tillegg bør internkontrollen gi svar på hvem som har ansvaret for HMS i bedriften, hvordan virksomheten er organisert, og hvilke lover og regler som gjelder for din bransje.

Slik dokumenterer du internkontrollen

Dokumentasjonen trenger ikke være komplisert. For en liten bedrift med få ansatte og lav risiko holder det med en enkel og oversiktlig HMS-håndbok. Større virksomheter med flere ansatte og høyere risiko trenger en mer omfattende dokumentasjon.

Arbeidstilsynet påpeker at det viktigste ikke er formen på dokumentasjonen, men at systemet faktisk brukes. En perm som står og samler støv, oppfyller ikke kravet.

Dokumentasjonen kan lagres digitalt eller på papir. Velg løsningen som gjør det enklest å holde den oppdatert og tilgjengelig for alle som trenger den.

Hva er avviksbehandling og hvorfor er det viktig?

En sentral del av internkontrollen er rutiner for avviksbehandling. Et avvik er alt som ikke fungerer slik det skal, som en nesten-ulykke, et brudd på en sikkerhetsprosedyre eller manglende utstyr. Når avvik registreres og følges opp, kan man lære av dem og hindre gjentakelse.

Avviksregistreringen må være skriftlig og tilgjengelig for både ledelse og ansatte.

Internkontroll og opplæring hører sammen

En god internkontroll forutsetter at alle ansatte vet hva de skal gjøre i ulike situasjoner. Det betyr at opplæring ikke er valgfritt. Arbeidsgiver er lovpålagt å sørge for at ansatte har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter til å utføre arbeidet trygt.

Opplæring som er gjennomført bør dokumenteres med kursbevis og loggføres, slik at du alltid kan vise hva som er gjort når Arbeidstilsynet er på besøk.

Hva skjer ved manglende internkontroll?

Arbeidstilsynet fører tilsyn med at bedrifter har internkontroll på plass. Mangler kan resultere i pålegg om utbedring og, dersom disse ikke følges opp, dagbøter. I alvorlige tilfeller kan mangelfullt HMS-arbeid også få konsekvenser ved forsikringsoppgjør.

Stadig flere kunder og oppdragsgivere stiller også krav om dokumentert HMS-arbeid i anbud og kontrakter.

Slik kan Compend hjelpe

Compend gjør det enkelt å holde orden på opplæring og kompetanse i bedriften. Med vår plattform dokumenteres gjennomførte kurs automatisk i den ansattes profil, og du får full oversikt over hvem som har tatt hva. Så er du alltid klar til tilsyn.

Se hvordan Compend fungerer for bedrifter

Vil du vite mer om HMS-opplæring eller kompetansedokumentasjon? Ta kontakt med oss.