Slik lager du en kompetanseplan for ansatte

En kompetanseplan er et av de mest nyttige verktøyene du har som leder eller HR-ansvarlig. Likevel er det mange bedrifter som enten ikke har en, eller som har en som støver ned i en skuff etter at den er laget. I denne artikkelen viser vi deg hvordan du lager en kompetanseplan som brukes, steg for steg.

Hva er en kompetanseplan?

En kompetanseplan er en oversikt over hvilken kompetanse bedriften din trenger, hvilken kompetanse de ansatte allerede har, og hva som må utvikles eller fylles på. Den fungerer som et veikart for kompetanseutvikling i bedriften, fra der dere er i dag til der dere vil være.

En god kompetanseplan svarer på tre spørsmål: Hvilken kompetanse krever hver rolle i bedriften? Hvilken kompetanse har de ansatte i dag? Og hva er mangelen, og hvordan tetter vi den?

Hvorfor trenger bedriften en kompetanseplan?

Uten en plan blir kompetanseutvikling tilfeldig. Noen ansatte tar kurs fordi de selv tar initiativ, andre fordi de blir sendt på noe. Resultatet er at bedriften ikke vet hva den faktisk har av kompetanse, noe som blir et problem når dere skal levere på anbud, håndtere tilsyn eller rekruttere nye folk.

En kompetanseplan gir deg oversikt over kompetansemangler i organisasjonen, et felles grunnlag for medarbeidersamtaler og utviklingsplaner, dokumentasjon som styrker dere i anbud og tilbudskonkurranser, enklere HMS-oppfølging og etterlevelse av lovkrav, og bedre grunnlag for å prioritere kursbudsjetter.

Slik lager du en kompetanseplan, steg for steg

Steg 1: Definer rollene og kompetansekravene

Start med å liste opp stillingene i bedriften. For hver rolle spør du deg: hvilken kompetanse må en person i denne rollen ha for å gjøre jobben godt og i tråd med lover og krav?

Kompetanse kan deles inn i tre typer. Faglig kompetanse omfatter sertifikater, kurs, fagbrev og formell utdanning. Praktisk kompetanse handler om erfaring og ferdigheter fra jobben. Personlig kompetanse dreier seg om samarbeid, kommunikasjon og ledelse.

For mange roller finnes det også lovpålagte krav, for eksempel HMS-opplæring for ledere, verneombudskurs, HACCP for matbransjen eller brannvernopplæring.

Steg 2: Kartlegg kompetansen til de ansatte

Gå gjennom hva de ansatte faktisk kan i dag. Dette kan gjøres gjennom medarbeidersamtaler, egenevaluering eller ved å samle dokumentasjon som kursbevis, sertifikater og CVer på ett sted.

Tips: bruk et system der de ansatte selv kan registrere og holde kompetansen sin oppdatert. Det sparer deg for mye manuelt arbeid, og øker motivasjonen hos de ansatte.

Steg 3: Finn ut hva som mangler

Sammenlign krav med faktisk kompetanse for hver rolle. Hvor er det hull? Er det individuelle mangler hos enkeltpersoner, eller strukturelle mangler der hele avdelinger er uten viktig kompetanse?

Prioriter etter konsekvens. Det som er mest kritisk for drift, sikkerhet eller lovpålagte krav, tar du tak i først.

Steg 4: Lag en tiltaksplan

For hvert punkt som mangler, bestem hva som skal gjøres og når. Tiltaksplanen bør inneholde hvem som trenger hvilken opplæring, hvilke kurs eller tiltak som skal gjennomføres, tidsfrist for gjennomføring og hvem som har ansvaret for oppfølging.

Vær realistisk. En tiltaksplan med 30 tiltak ingen gjennomfører er verre enn en plan med 5 tiltak som faktisk følges opp.

Steg 5: Dokumenter og følg opp

En kompetanseplan er ikke ferdig når den er laget. Den må oppdateres jevnlig. Sett av tid i kalenderen for å revidere planen, gjerne én gang i halvåret eller i forbindelse med medarbeidersamtaler.

Pass på at gjennomførte kurs og ny kompetanse dokumenteres løpende, slik at planen alltid gjenspeiler virkeligheten.

Vanlige feil å unngå

Mange bedrifter lager en altfor stor plan første gang og gir opp underveis. Start heller enkelt og bygg ut over tid.

Det holder heller ikke å gjennomføre et kurs uten at det dokumenteres med kursbevis og lagres på en måte som er lett å hente frem igjen.

En tredje feil er at planen lever i HR-systemet, langt unna de ansatte. Kompetanseutvikling virker bedre når de ansatte selv har eierskap til sin egen utvikling. Gi dem innsyn i egne kompetanseprofiler.

Slik kan Compend hjelpe deg

Compend gjør det enkelt å lage, følge opp og dokumentere kompetanse i bedriften. Med Compends plattform kan du kartlegge kompetanse og finne hull på tvers av roller og avdelinger, gi ansatte tilgang til hundrevis av kurs innen HMS, ledelse, fag og mer, dokumentere all opplæring automatisk med kursbevis direkte i den ansattes profil, og generere skreddersydde CVer og kompetanserapporter til bruk i anbud og tilbud.

Se hvordan Compend fungerer for bedrifter

Har du spørsmål om kompetanseplanlegging eller vil vite mer om hvordan Compend kan hjelpe din bedrift? Ta kontakt med oss, vi hjelper deg gjerne i gang.‍