Likevel prøver mange å finne snarveier, enten det er en digital ringperm, et halvveis utfylt system, eller en Excel-fil som oppdateres nå og da. Sannheten er at det ikke finnes noen snarvei. Dessverre vil noen kanskje mene.

Å dokumentere kompetanse handler ikke om å samle kompetansebevis eller sertifikater, men om å bygge tillit, kvalitet og konkurransekraft. Uten oppdatert og systematisk dokumentasjon vet ingen hvilken kompetanse virksomheten har. Og når oversikten mangler, blir konsekvensene tydelige.

Alt fra manglende grunnlag for å vinne nye oppdrag, ufullstendige tilbud som taper mot mer profesjonelle konkurrenter og risiko for avvik i tilsyn til hindringer for ISO-sertifisering eller resertifisering og vansker med å planlegge opplæring og utvikling.

Kompetansearbeid som baserer seg på at noen internt vet hvem som kan hva fungerer sjelden når virksomheten vokser, endrer seg eller må dokumentere kompetanse overfor kunder, myndigheter eller revisjoner.

En investering i troverdighet

Systematisk dokumentasjon av kompetanse er en investering i troverdighet. Når virksomheten kan vise til reell oversikt over utdanning, fagbrev, sertifikater og erfaring, står den sterkere i konkurransen.

I tilbudsarbeid gir det tyngde når du kan dokumentere nøyaktig hvilke kvalifikasjoner virksomheten har. I tilsyn og sertifiseringer gir det trygghet når dokumentasjonen er i orden. I utvikling gjør det mulig å se hvor det finnes kompetansegap, og hvor det er potensial for læring og intern mobilitet.

Dokumentasjon er ikke en byrde, og bør heller ikke behandles som en. Det bør være et av virksomhetens største fortrinn!

Innsats fra både virksomheten og den enkelte

Men, det krever struktur, ansvar og kontinuitet. Og det tar tid.

Virksomheten må ha systemer og prosesser som faktisk brukes, og det må være tydelig hvem som har ansvar for oppfølging, kvalitetssikring og oppdatering. Den enkelte medarbeider må bidra med å holde egen kompetanseprofil oppdatert og dokumentert. Når dette samspillet fungerer, blir ikke kompetansedokumentasjon et administrativt krav, men en naturlig del av virksomhetens drift og utvikling.

Fra ringperm til forretningsverdi

En digital ringperm er ikke nok. Dokumentasjon har først verdi når den brukes i planlegging, bemanning, tilbudsarbeid, tilsyn og strategisk utvikling. De virksomhetene som lykkes med dette, får en helt annen posisjon. De kan vise kundene hva de faktisk kan levere. De oppfyller krav fra myndigheter og sertifiseringsorganer uten stress og panikk. Og de bruker kompetansedata aktivt til å bygge utviklingsløp og rekruttere målrettet.

Å dokumentere kompetanse handler derfor ikke om systemet, men om viljen til å bruke det, og la det bli en naturlig del av hverdagen. Det finnes ingen snarvei, og det er nettopp derfor så få lykkes.