Slik får du alle med på et nytt system for kompetanseutvikling
Når en bedrift skal ta i bruk et nytt system, som for eksempel et kompetanseutviklingssystem, er det viktig at de ansatte forstår hvorfor det er nyttig og hvordan de kan bruke det på en enkel måte. Hvis systemet bare blir pålagt uten forklaring eller støtte, er det stor risiko for at folk ikke bruker det – eller bruker det feil. Derfor er en god plan for implementering avgjørende.
Her er en steg-for-steg metode for å sikre at alle ansatte tar systemet i bruk og ser verdien i det:
1. Forklare hvorfor systemet er viktig
Før man ber noen om å gjøre noe nytt, må man forklare hvorfor det er nyttig for dem. I dette tilfellet handler det om at hver ansatt får en oppdatert CV de eier selv, som kan hjelpe dem i både nåværende og fremtidige jobber, og bidra til at arbeidsgiver får tilgang på de mest attraktive jobbene.
Hva bedriften bør gjøre:
- Hold et kort møte, sende ut en SMS eller e-post, eller på annen måte forklare de ansatte at systemet hjelper synliggjøre sin kompetanse og utvikling.
- Gi konkrete eksempler på verdien av å ha en egen CV, og hvorfor dette har verdi både for den ansatte og bedriften.
2. Gjøre det enkelt å komme i gang
Hvis et system virker komplisert, vil folk unngå å bruke det. Derfor bør det være en enkel start.
Hva bedriften bør gjøre:
- Tilby en kort opplæring, enten gjennom et webinar, en video eller en steg-for-steg-guide.
- Vis hvor enkelt det er å logge inn og bruke systemet.
- Gi de ansatte en enkel oppgave, som å legge inn én kvalifikasjon første gang de logger inn.
- Vurder å lage CV eller kompetanseprofil med den ansatte første gangen, for eksempel i en samtale 1 til 1, eller som del av en medarbeidersamtale.
3. Skape engasjement og motivasjon
Folk bruker systemer hvis de ser verdi i det og blir motivert til å bruke det.
Hva bedriften bør gjøre:
- Gjør det gøy! Ha en liten konkurranse: "Den første som fullfører profilen sin, får en liten premie."
- Gi positive tilbakemeldinger. Ledelsen kan fremheve ansatte som har fylt ut gode CV-er, for å vise at det blir verdsatt.
- Knytt det til karriereutvikling. Vis hvordan en oppdatert CV kan bidra til nye muligheter i jobben.
4. Følge opp og gi støtte
Hvis folk møter utfordringer eller glemmer å bruke systemet, må det finnes hjelp tilgjengelig.
Hva bedriften bør gjøre:
- Ha en kontaktperson eller support som kan svare på spørsmål.
- Send vennlige påminnelser, men uten å mase, for eksempel en månedlig e-post: "Har du husket å oppdatere din CV med ny kompetanse?"
- Ledelsen må også bruke systemet selv, slik at de viser at det er viktig.
5. Evaluere og forbedre
Etter en stund bør man sjekke hvordan det går. Blir systemet brukt? Hva synes de ansatte?
Hva bedriften bør gjøre:
- Spør ansatte hva de synes – gjerne med en enkel undersøkelse.
- Hvis noen ikke bruker systemet, finn ut hvorfor og løs problemet (er det vanskelig? Er det tidkrevende?).
- Juster strategien for å gjøre systemet enda enklere å bruke.
For å lykkes med å innføre et nytt kompetanseutviklingssystem, bør bedriften oppsummert gjøre tre ting: forklare hvorfor det er nyttig, gjøre det lett å bruke, og skape engasjement. Med tydelig kommunikasjon, enkel opplæring, motiverende tiltak og god oppfølging vil systemet bli en naturlig del av hverdagen, og de ansatte får en CV de kan bruke resten av livet!
